Sistema de Administración Visual

Un Sistema de Administración Visual es un sistema que provee los medios para administrar departamentos, funciones y procesos, donde los procesos son definidos, estandarizados, controlados y mejorados por los dueños de proceso. Es un sistema que enfoca el mejoramiento al nivel de “Valor Agregado” (Departamento, célula o área de trabajo).

Existen 4 componentes del Sistema de Administración Visual.

1. Controles Visuales / Pizarrones del Sistema de Administración Visual (VMS)
2. Comunicación basada en Hechos y Datos
3. Mejoramiento Continuo
4. Reconocimiento

Una empresa con una cultura Lean se debe de “distinguir” de una que no es Lean. EL Sistema de Administración Visual es una parte muy importante de una empresa Lean , haciendo de esta una empresa visual o “Fabrica Visual” .

Desafortunadamente, nuestra cultura de ver todo al “corto plazo”, buscando resultados primero , hace que la empresa no llegue o no transmita una cultura visual , ya que esta se quedó en el camino, o tal vez se trató de implementar pero sin ningún impacto positivo para la operación.

Una empresa ofabrica visual incentiva la “toma de decisiones” en una forma rápida, ya sea en el piso de operación de una fábrica o en cualquier área administrativa de la misma.

Hay grandes empresas, nacionales o extranjeras, en las cuales la administración visual fue implementada de una forma equivocada . Esta se empieza a hacer desde la parte periférica de la empresa, es decir, fuera de los procesos productivos , fuera del lugar donde se hacen las cosas, o de donde se agrega valor. Las empresas tienen pasillos pintados de diferentes colores, cartelones y slogans en las paredes, excelente orden y limpieza, grandes pizarrones con una gran cantidad de indicadores de desempeño, casi todos actualizados por Ingenieros industriales o de proceso o estudiantes escuela-empresa. No existe la toma decisiones inmediatas para la solución de los problemas. Aquí la “Administración Visual ha perdido su esencia” .

En una planta la administración visual debe de ser implementada de “adentro hacia afuera”, es decir, partiendo desde la celularización de procesos, donde los indicadores de mejora ( E- Seguridad/Medio Ambiente. Q – Calidad. D - Servicio al Cliente. C - Costo) deben de ser desplegados junto a la implementación de 5S’s, Trabajo Estándar, Kanban , cambios rápidos de productos, matriz de flexibilidad, etc. Cada empresa, dependiendo de sus características implementa esta cultura para hacer una “Planta Visible” , que sin preguntarle a nadie, esta “Hable por si sola”.

Esa fábrica visual es desarrollada a través de la aplicación de las metodologías de “Lean” con el objetivo principal de ir desarrollando la empresa a que sea “auto dirigida” , por las personas que hacen que sucedan las cosas, es decir, las que agregan valor a los productos o servicios, a través de una toma de decisiones rápida y efectiva.

Recuerden, el objetivo de la administración visual no es hacer solamente “una planta bonita” para que los visitantes de otras empresas o clientes queden sorprendidos. El objetivo es hacer una planta autoadministrable que lleve a esta a ser una planta altamente productiva y rentable y que apoye con desempeños de incrementos de mejora de 2 dígitos.

En las áreas administrativas, ventas, mercadotecnia, finanzas, Almacenes, RH, Ingeniería o en empresas de servicios, igualmente, la Administración Visual debe de ser implementada, la cual muestra el seguimiento y mejoramiento de los procesos en las diferentes áreas administrativas.

Una buena implementación del VMS proveerá información y datos a todos los empleados para positivamente impactar sus áreas en alcanzar sus objetivos y/o las expectativas de sus clientes, evidenciando visualmente un sistema de administración saludable.

Los Indicadores o métricos clave de los procesos (KPI’s) para áreas operativas o administrativas son los siguientes: (KPI’s son los Indicadores Clave de Desempeño).

1.E --------- Seguridad, Salud y Medio Ambiente
2. Q --------- Calidad
3. D --------- Servicio al cliente (Entrega del Producto)
4. C --------- Costo
5. 5S’s ------ Cultura 5S’s

Los japoneses desde el punto de vista básico, ordenan estos indicadores solamente como QDC. dando por entendido que la “E” esta intrínseca en su cultura de trabajo y es la más importante , ya que es el cuidado de la integridad de la persona. Sin embargo, dentro de las plantas de Toyota, que le suministran componentes a la planta matriz de ensamble, el orden de estos KPI’s puede tener ligeras modificaciones como QCD.

Continuando con el KPI de la “E”, ésta a nivel corporativo tiene una muy alta relevancia, ya que está relacionada con el “Riesgo Empresarial” , que son diferentes aspectos que podrían poner en riesgo la operación de la empresa y podrían pararla o cerrarla.

Para construir el VSM , no hay que dejar que la “perfección se atraviese en el camino de la mejora”.
Los pasos para construir los Indicadores del sistema de administración visual (VMS), son los siguientes:

1.Elaborar el SIPOC de tus procesos de tu área. S – Proveedor, I – Entradas, P - Procesos, O – Salidas, C – Cliente
2. Identifica los Requerimientos de tu Cliente en base a tus Salidas, los Pasos de tu proceso y tus Entradas
3. Desarrolla Indicadores Relevantes en los diferentes procesos “P”, relacionados en tu SIPOC.