En el “andar” del mejoramiento continuo a través de “Lean”, me he encontrado con grandes sorpresas, a “nivel nacional como internacional” de la aplicación del Trabajo Estándar (Standard Work) en las empresas que han iniciado una transformación.
Como muchos de ustedes conocen, que son expertos en Lean (base TPS), el “Standard Work”, es la base del Sistema TPS, junto a KAIZEN y Heijunka, que es la nivelación de la demanda del cliente. Esta es la base bajo el cual se fundamenta el TPS, que es importante entenderla en una forma correcta y práctica.
Por supuesto, KAIZEN es la “gran cultura” bajo el cual se lleva a la aplicación el “Trabajo Estándar y el Heijunka”.
El Trabajo Estándar (Standard Work) es la metodología que viene siendo el “espíritu” bajo el cual se fundamenta el TPS. La considero la metodología más difícil, pero también la mas flexible en la implementación de Lean. ¡¡Da grandes beneficios!!
Esta metodología o “cultura”, es aplicable en cualquier tipo de empresa, es decir, de Manufactura, Servicios, además de aplicación en Hospitales, Hoteles, Bancos, empresas de seguros, diversión etc. No tiene límites esta aplicación, pero hay que conocer muy bien los procesos para poder aplicarla en cualquier tipo de empresa. Hay que “lograr” la maestría y doctorado” en su aplicación, no es nada fácil.
En cuanto su aplicación, hay una gran confusión en las empresas que han implementado Lean o que han iniciado esta implementación.
Inmediatamente es reconocible cuando una empresa Lean ha implementado en la forma correcta el “Trabajo Estándar” (Standard Work), o no. Es muy traumante ver que el 90 o 95% de las empresas que dicen tener Lean, lo han implementado en la forma incorrecta, no es porque lo hayan implementado mal, es porque así se los enseñaron.
Empresas Americanas, Europeas y Latinoamericanas (incluye a México), han estado implementando el “Trabajo Estándar” en forma incorrecta, entonces, sus beneficios han estado siendo marginales en Productividad y Calidad. Es muy triste, porque no se “han dado cuenta” de esta mala aplicación.
He interactuado con el Sensei Senji Niwa por más de 10 años. Él es nuestro asesor/consejero en nuestra empresa y puedo decir que nuestra interacción ha sido en un 80% de las veces en eventos kaizen de “Standard Work”, mejorando la productividad de las unidades de negocio o empresas.
Las empresas que no han tenido un contacto directo con el “TPS puro”, han aprendido el Trabajo Estándar en una forma incorrecta. Lo han confundido con el “Work Standard”.
El “Standard Work” y el “Work Standard” son completamente diferentes, pero son complementarios.
En Castellano (Español), aparentemente no hay diferencia, ya que al traducir del Inglés estas 2 metodologías, (nunca hablo de herramientas) no hay una diferente traducción. “Standard Work” es “Trabajo Estándar” y “Work Standard”, se malinterpreta como “Trabajo Estándar” también, pero son completamente diferentes. Nunca traduciríamos “Estándar Trabajo”, verdad?
Bien, pero en Inglés y en Japonés, hay una gran diferencia entre estos 2 términos.
La explicaré en Japonés, que es de dónde el término marca la diferencia:
- Standard Work" se dice 標準作業 (hyoujun sagyou) y "Work Standard" se dice de varias maneras - la más común es 作業の手順 (sagyou no tejun), y el correspondiente documento escrito se llamaría un 作業手順書 (sagyou tejunsho), que básicamente sería un documento de los pasos a seguir en cualquier procedimiento u operación (SOP en inglés).
- Standard Work en japonés incluye la palabra 標準 (hyoujun), que significa "aceptado como rutina o estándar", mientras que Work Standard usa la palabra 手順 (tejun), o sea los "pasos detallados de un procedimiento". Espero que les sirva para aclarar la confusión!
- Nuestro sensei Niwa y además también el sensei Numata (qepd) hablaban del “Work Standard” como “procedimiento de trabajo”.
Lo anteriormente explicado fué muy técnico, en el mas sentido purista, pero los términos son completamente diferentes, son complementarios, esta es la gran diferencia.
Muchas empresas no conocen estos conceptos, es más, creen que solo hay uno y es el “Trabajo Estándar” (Standard Work), pero el gran error es que usan el “Work Standard”, que gran error!. Nunca, nunca, serán una empresa Lean, aunque parezca. ¡Va a ser una gran frustración y es que están viviendo en el error!
¿Que tienen que hacer?
Aprender de la forma correcta y corregir esa gran equivocación.
Bien, explicaré que es el Trabajo Estándar (Standard Work) en una forma práctica:
- Este es una de las bases mas importantes del TPS (+ Kaizen y Heijunka)
- Detalla el movimiento del operador y la secuencia de su trabajo
- Crea una rutina para la consistencia de una operación
- Detalla el mejor proceso que conocemos y entendemos actualmente
- Proporciona la base para la mejoría, definiendo lo normal y resaltando lo anormal. No puede haber mejoría sin un estándar.
- Es un proceso documentado
- Es un proceso repetitivo
- Es un enfoque individual en el operador, en la máquina y de operador -máquina.
- Difiere de un estudio tradicional de tiempos y movimientos (no hay subsidios)
- Toma en consideración la demanda del cliente (Cálculo de Tiempo Takt)
Las características o elementos más importantes en la aplicación del Trabajo Estándar son:
- TIEMPO TAKT
- WIP ESTANDAR (Work in Process o Inventario en Proceso)
- SECUENCIA DE TRABAJO
Ahora, para que “realmente exista el Trabajo estándar” este debe de ser documentado, ya que va a ser parte de la administración visual de la célula o unidad de negocio, colocándose en frente de los operadores. Es una parte muy importante de como ir creando una “fabrica visual”.
Los “must be” para crear el trabajo estándar son los siguientes:
- Formatos de Observaciones de Tiempo
- Gráfica de combinación de trabajo estándar
- Gráfica de trabajo estándar
- Gráfica de carga de operador
- Formato de cálculo de capacidad de proceso
Todos estos documentos deben de ser “posteados” en el área de operación, proceso o célula de trabajo. Son documentos para auditoría y tomas de decisiones en la operación.
Como resumen del Trabajo Estándar podemos concluir:
- Si el proceso no está documentado, no existe el proceso
- Consistencia de las operaciones = mejoras en la calidad
- Sin un estándar no puede haber una mejoría consistente
- El trabajo estándar es dinámico, no está estancado
- El trabajo estándar es una herramienta para la gestión
- No utilice el trabajo estándar para despedir a los operadores
- Si el trabajo estándar es > a 30 días, hacer preguntas
- ¿Ha cambiado la demanda?
- ¿Se ha realizado una mejora?
Una de las máximas de nuestro Sensei Senji Niwa es:
SI USTED NO ENTIENDE EL TRABAJO ESTÁNDAR, USTED NO ENTIENDE EL SISTEMA DE PRODUCCIÓN TOYOTA.
La metodología del Trabajo Estándar es la base para mejorar la Seguridad/Medio Ambiente (S/MA), la calidad (Q), Entrega a tiempo (D), Inventarios (I) Productividad (P), Moral/ Satisfacción del Personal (M), de la empresa. En cuánto al “Work Standard”, éste trabaja como una parte también muy importante en el mejoramiento de los procesos en la empresa y siempre ha estado presente, desde la aplicación de las técnicas de Calidad Total de los mediados de los 80’s. Algunas técnicas del “Work Standard” son las siguientes:
- Instrucciones de Trabajo
- Procedimientos Estándar de Operación (SOP´s)
- Ayudas Visuales de Operación y de Calidad
- Diagramas de utilización de “mano izquierda” y “mano derecha”
- Diagramas de Flujo
- Diagramas de Procesos
- Instrucciones Especiales de Calidad e Ingeniería
Nunca, nunca hay que confundir el Trabajo estándar (Standard Work) con los procedimientos de trabajo que forman parte del “Work Standard”, ya que no tendrían los beneficios que requiere la empresa.
Espero que esta diferenciación de “Standard Work” con “Work Standard” haya sido de beneficio para ustedes y apliquen el Trabajo estándar de la forma correcta y sea de impacto para sus organizaciones.